In der Diakonie Altholstein sind die Bereiche Finanz- und Personalwesen, das Controlling und die EDV, sowie die Immobilienwirtschaft, der Einkauf und der Fuhrpark im Geschäftsbereich der Zentralen Dienstleistungen gebündelt.
Sie ist tätig für die Geschäftsführung, für die einzelnen Geschäftsbereiche und deren Einrichtungen, Tochtergesellschaften und Beteiligungsgesellschaften. Darüber hinaus sie bietet sog. Geschäftsbesorgung für weitere diakonische Einrichtungen an.
Mit neun Mitarbeitenden wurden in der Finanzbuchhaltung für fünf eigene und drei externe Gesellschaften die laufenden Geschäftsvorfälle im Jahr 2019 auf insgesamt 285 Kostenstellen, mit 1.690 aktiven Konten aktiv gebucht. Aus 5.655 Debitoren wurden in 2019 unzählige OPs bearbeitet, aus 1.960 Kreditoren gingen 15.280 manuell eingebuchte Eingangsrechnungen hervor. Bildlich gesehen sind das neun Schränke mit insgesamt 1.687 Schubladen. Jede Schublade ist unterteilt in 285 Fächer. Und jedes Fach, jede Schublade, jeder Schrank wird für die Jahresabschlüsse akribisch dokumentiert und verprobt.
Darüber hinaus werden jährlich Leistungs- und Vergütungsverhandlungen zwischen den Kostenträgern und der Diakonie Altholstein vereinbart, in welcher Höhe die zu erbringenden Leistungen vergütet werden. Sowohl für das Haus Simeon in Nortorf, als auch für das Altenzentrum St. Nicolai in Kiel sowie für Tagespflegen konnten neue Sätze verhandelt werden. Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt für alle Gesellschaften führte zu keine nennenswerten Rückzahlungsverpflichtungen.
Das Controlling steht für die finanzielle Steuerung der einzelnen Maßnahmen in den Geschäftsbereichen. Von
der Antragstellung über Mittelabforderungen, unterjähriger finanzieller Steuerung der Projekte bis zum Verwendungsnachweis zum Abschluss der Maßnahme stehen die vier Mitarbeitenden im engen Austausch mit den
Kostenstellenverantwortlichen. So wurden beispielsweise über 120 Verwendungsnachweise, über 100 Kalkulationen für neue Maßnahmen, sowie für alle Gesellschaften Wirtschaftspläne aufgestellt.
Der Personalbereich mit ebenfalls neun Mitarbeitenden versteht sich als Dienstleister für die Mitarbeitenden und Leitungskräfte in allen Belangen rund um das Arbeitsverhältnis. So wurden in 2019 u.a. durchschnittlich
1.250 Mitarbeitende in acht Gesellschaften betreut, 15.050 Entgeltabrechnungen und 1.400 Honorarabrechnungen erstellt, 250 Einstellungen und insgesamt 720 personelle Maßnahmen umgesetzt, unzählige Bescheinigungen erstellt und zahlreiche Fragen unserer Mitarbeitenden und Leitungskräften zur Entgeltabrechnung und rund um das Arbeitsverhältnis beantwortet.
Mit dem dreiköpfigen IT-Team, kümmert sich die EDV-Abteilung um alle Belange im Umfeld der digitalen Kommunikation. So wurden u.a. die EDV-Strukturen an insgesamt 100 Standorten inkl. Neuplanung verwaltet, 210 Applikationen bzw. Programmen gemanagement, rund 690 User (Windows, Linux und Web) administriert, 540 Clients (ThinClients, Notebook und Tablets) neu installiert, 130 Drucker bzw. Multifunktionsgeräte verwaltet,
6.300 dokumentierte Tickets und 7.950 telefonische Anfragen bearbeitet.
Das Immobilienmanagement verwaltet neben sieben Gebäuden im Eigenbesitz auch etwa 80 angemietete Objekte. Konkrete Verbesserungspotenziale in Bezug auf die Energieeffizienz im Immobilienbereich werden unter anderem im Rahmen regelmäßiger Gebäudeanalysen ermittelt und anschließend durch Bau- und Modernisierungsmaßnahmen realisiert. Im vergangenen Jahr wurde unter anderem begonnen, das ehemalige Anschargemeindehaus „Am Alten Kirchhof 4“, sowie das Gebäude „Am Alten Kirchhof 2“ in Neumünster zu einem Familienzentrum umzubauen, sowie der Neubau von 70 Wohnungen in einer Betreuten Seniorenwohnanlage in Nortorf zu planen. Darüber hinaus wurden zwei weitere Tagespflegen geplant / bzw. in Betrieb genommen oder diverse Umzüge von Einrichtungen begleitet.
Der zentrale Einkauf konnte ausgebaut und optimiert werden. Neue Rahmenverträge beispielsweise für die Beschaffung von Möbeln, aber auch für Telekommunikations- und Lebensmittelanbieter konnten abgeschlossen
werden. Der Fuhrpark mit über 200 Fahrzeuge wird ebenfalls zentral gesteuert. Sowohl der Einkauf, als auch die komplette Abwicklung erfolgt durch eine Mitarbeitende.
Betriebswirtschaftliche Dienstleistungen
Neben den Aufgaben für die eigenen fünf Gesellschaften bieten wir zurzeit für drei externe Gesellschaften als Dienstleister auch das Personalwesen, das Finanz- und Rechnungswesen sowie das Controlling als Geschäftsbesorgung an. Diese zusätzlichen Aufgaben bringen sowohl
für uns als auch für die Auftraggeber viele positive Effekte. Insbesondere der direkte Austausch über die wirtschaftliche Entwicklung, das Vergleichen von Kennzahlen, das Analysieren von Veränderungen und das gemeinsame Erarbeiten von Handlungskonzepten bringen für alle Beteiligten großen Nutzen.